Hoeveel cliënten kan een team jeugdconsulenten of een sociaal wijkteam ondersteunen? Om een antwoord te kunnen geven op die vragen, ontwikkelde het Nederlands Jeugdinstituut (NJi) binnen het programma Integraal Werken in de Wijk een 'denkkader of handreiking'. Hiermee gaan professionals, beleidsmakers en bestuurders van wijkteams, jeugdteams en gemeenten met elkaar in gesprek over een verantwoorde caseload.

Download de handreiking

Op het eerste gezicht leek het een overzichtelijk en rekenkundig vraagstuk, dat was voorgelegd door drie gemeenten. Wat is een verantwoorde caseload voor een team van jeugdconsulenten? Maar al snel bleek dit geen kwestie van cijfers en rekenen te zijn. 

De gemeenten Huizen, Blaricum en Laren hebben voor de ondersteuning en hulp in het kader van de Jeugdwet de handen ineengeslagen*. Gezamenlijk hebben zij een jeugdteam gevormd, dat zich richt op kinderen en jongeren van 0 tot 27 jaar. De jeugdconsulenten zijn het (eerste) aanspreekpunt voor jongeren en gezinnen, regelen de verwijzing naar eventuele jeugdhulp, en blijven na doorverwijzing contactpersoon voor het gezin of de jongere. Daarnaast werken in dit team ook consulenten die de Participatiewet, Wmo en het leerlingenvervoer uitvoeren. Dit leidt tot een integrale en ontschotte werkwijze voor jeugdigen en gezinnen.

Het jeugdteam is in twee jaar tijd gegroeid van drie naar dertien jeugdconsulenten. De werkdruk was hoog, en er was behoefte aan duidelijkheid over een verantwoorde caseload voor de jeugdconsulenten. Binnen het jeugdteam zelf, maar ook bij het afdelingshoofd maatschappelijke zaken van de HBEL-gemeenten, Jeroen Bigot. Hij benaderde daarom het NJi: konden zij meedenken over zo'n verantwoorde caseload?

Papier en realiteit

Voor Iryna Batyreva en Gert van den Berg, senior adviseurs bij het Nederlands Jeugdinstituut, was snel duidelijk dat deze vraag niet beantwoord kon worden met een rekenkundig model. De realiteit van het werken met kinderen, jongeren en gezinnen valt moeilijk te modelleren met een rekensom op papier. Casussen zijn per definitie moeilijk vergelijkbaar. Ook is het vaak onvoorspelbaar welke casussen zich op een bepaald moment aandienen, en hoe casussen zich gedurende de tijd ontwikkelen. 'Zo weten we dat het opschalen van hulp niet altijd meteen lukt, bijvoorbeeld omdat er wachtlijsten zijn', vertelt Batyreva. 'Jeugdconsulenten weten wat er op het spel staat bij gezinnen. Als zij moeten opschalen maar dat kan niet, dan houden ze die casus vast. Ook al is hun caseload misschien vol, ze laten zo'n gezin echt niet los.'

'Dat hebben we ook direct met het NJi afgesproken', benadrukt Jeroen Bigot. 'Dit is geen exacte wetenschap. Ik hoopte dat de samenwerking met het NJi mij in staat zou stellen om zelf goed onderbouwd de hoogte van een verantwoorde caseload te kunnen bepalen.' Sommige jeugdconsulenten hoopten wel op een getal. 'Maar die zekerheid van een vast getal kunnen we niet geven', vertelt Bigot. 'We kunnen wel de zekerheid geven dat we met elkaar in gesprek zijn over wat iemand aankan. Maar daarvoor hebben we een kader nodig.'

Gemeentelijke dilemma's

De relevantie van deze vraag naar een verantwoorde caseload is groot, vindt Batyreva. 'Voor professionals is het belangrijk om te weten wanneer zij tevreden kunnen zijn en trots mogen zijn op wat ze doen. Op bedrijfsniveau is het belangrijk om te weten hoeveel casussen je kunt hebben in bijvoorbeeld een wijkteam. Dan weet je hoeveel fte's je nodig hebt. En als je uitzoomt, dan zie je dat we in het jeugddomein de hulp dichtbij willen, en op maat. Maar wat betekent dat voor de organisatie van de hulp? Die vertaling van ambities naar praktijk is lastig.'

Deze vraag behelst dan ook veel meer dan alleen caseload. 'Dit gaat over hoe je als gemeente omgaat met zo'n ambigue en veranderende context, waarin we allemaal het goede willen doen voor kinderen en jongeren. Deze vraag is typerend voor de dilemma's waar gemeenten voor staan.'

Zelf de caseload bepalen

De adviseurs van het NJi doken in de literatuur, om te kijken wat er bekend is over het bepalen van een verantwoorde caseload. Zo gebruikten ze onderzoek waarin een passende caseload is vastgesteld voor het 'Wraparound Care-model', een werkwijze voor intensieve begeleiding aan gezinnen. Ook hebben ze gekeken welke formele eisen en richtlijnen er bestaan voor caseload, bijvoorbeeld in wet- en regelgeving en de cao Jeugdzorg. Daarnaast hebben ze de situatie in de betreffende gemeenten onderzocht, door gesprekken met jeugdconsulenten en door dossiers en beleidsstukken te lezen. 'Wat doen de jeugdconsulenten, hoe voeren ze hun taken uit, welke waarden willen ze daarmee realiseren? Dat is bepalend voor het aantal casussen dat ze kunnen hebben.'

Gaandeweg groeide het besef dat de hoogte van een verantwoorde caseload steeds verandert, en dat het NJi die niet kan bepalen voor een gemeente. 'Daarom dachten we: we moeten hun iets geven waarmee ze zelf elke keer met elkaar een verantwoorde caseload kunnen bepalen.'

Twee stappen

Het NJi ontwikkelde samen met de gemeenten Huizen, Blaricum en Laren een 'denkkader', waarmee professionals, beleidsmakers en managers gezamenlijk het gesprek kunnen voeren over een verantwoorde caseload. Jeroen Bigot ziet het als een routekaart, vertelt hij, 'waarlangs wij onze organisatie verder kunnen ontwikkelen. Hoe willen we onze dienstverlening inrichten, maken we hierin de goede keuzes, zijn we met de goede dingen bezig?'

Het denkkader bestaat uit twee stappen: in de eerste stap wordt een bandbreedte voor de caseload bepaald (een bovengrens en een ondergrens), op basis van de waarden die onder het werk van de professionals liggen. Iryna Batyreva geeft een voorbeeld. 'Als je zegt dat je continuïteit in de zorg wilt, en een jeugdconsulent kan niet de juiste hulp inschakelen voor een gezin, dan kan hij dat gezin niet loslaten. Dat zou immers in strijd zijn met de waarde van continuïteit. Die waarde heeft dus invloed op de caseload.'

In de tweede stap wordt deze bandbreedte getoetst in de praktijk en wordt benoemd welke (praktische) factoren een rol spelen bij de hoeveelheid casussen die professionals aankunnen. Dat kunnen factoren in het gezin zijn, maar ook in het team, het stelsel of in de randvoorwaarden. 'Stel dat je bezig bent met het implementeren van een nieuw registratiesysteem. Dan kost dat tijd en heeft dat dus invloed op je caseload.'

Gezamenlijke taal

Die samenhang tussen waarden, praktische factoren en het aantal casussen maakt dit denkkader bijzonder. Het een kan niet zonder het ander, stelt Jeroen Bigot. 'We kunnen een mooie visie hebben op de jeugdhulp, maar uiteindelijk willen we die realiseren. Dan spelen er allemaal praktische dingen, en daarop kunnen we sturen.' Iryna Batyreva vindt dat het gesprek vooral hierover moet gaan. 'Over de waardengedreven kant zijn we het snel eens, en ook aan de bedrijfsmatige kant komen we er wel uit. Maar de verbinding daartussen leggen, dat is niet vanzelfsprekend.'

Beiden benadrukken dat dit een gesprek is met alle betrokkenen: uitvoerende professionals, teamleiders, managers, maar ook mensen vanuit beleid en bedrijfsvoering. Het denkkader biedt hiervoor een 'gezamenlijke taal'. Voor Bigot is dit essentieel. 'Bedrijfsvoering denkt bijvoorbeeld mee over inkoopvraagstukken. Tegelijkertijd lopen hier jeugdconsulenten vast door een te hoge werkdruk. Als we zien dat dit met elkaar te maken heeft, bijvoorbeeld omdat door wachtlijsten jeugdconsulenten meer tijd in een gezin stoppen, kunnen we het er met elkaar over hebben.' 

Ook voor wijkteams

Als landelijk kennisinstituut is het NJi altijd op zoek naar manieren om de inzichten die op één plek worden opgedaan te verspreiden. Dat geldt ook voor de ervaringen met de gemeente Huizen. Het lag voor de hand dat het denkkader ook voor andere gemeenten bruikbaar kan zijn bij de inrichting van hun jeugdbeleid. Maar al snel bleek dat het relevantie heeft voor het brede sociaal domein. Ook voor wijkteams (0-100) is het bepalen van een verantwoorde caseload een relevant vraagstuk.

Het NJi, Movisie en Vilans zijn er daarom verder mee aan de slag gegaan in het kader van het programma 'Integraal Werken in de Wijk'. Sandra Dahmen, senior adviseur lokaal organiseren bij Vilans, was meteen gecharmeerd van het denkkader. 'Alle gemeenten en wijkteams werken verschillend. Maar dit model heeft genoeg mogelijkheden om je eigen kleur eraan te geven. Dat maakt het denkkader zo handig.'

In twee bijeenkomsten met professionals uit jeugd- en wijkteams hebben het NJi, Movisie en Vilans het denkkader getoetst. Deze bijeenkomsten bevestigen dat er in de praktijk behoefte is aan een dergelijk instrument, vertelt Dahmen. 'Juist omdat het een gespreksmodel is. De professionals zitten niet te wachten op alleen cijfers, maar willen het gesprek erover aangaan.' Tijdens een van de bijeenkomsten leidde de tweede stap van het denkkader – welke factoren spelen een rol bij de hoeveelheid casussen die een team aankan? – tot een inhoudelijke brainstorm over de belemmeringen die professionals ervaren. 'Er werden al concrete afspraken gemaakt', vertelt NJi'er Batyreva met enthousiasme. 'Dat is natuurlijk wat we willen.'

Ruimte voor de professional

Terug naar Huizen. Afdelingshoofd Jeroen Bigot kijkt tevreden terug op de samenwerking met het NJi. Hij is overtuigd van de integrale en ontschotte manier waarop de toegang tot de jeugdhulp in deze drie gemeenten is ingericht. Tegelijkertijd blijft hij bekijken of ze nog steeds op de juiste weg zitten. 'Het heeft mij ontzettend geholpen dat een onafhankelijk instituut, met de kennis die het heeft, ons een spiegel voorhoudt. En dan is het gaaf als blijkt dat we intuïtief met de goede dingen bezig zijn.'

Uiteindelijk moet dit de dienstverlening aan gezinnen verbeteren, denkt hij. 'Wij vinden het belangrijk dat ieder gezin een vaste consulent heeft die met het gezin optrekt in de vraagstukken die er spelen. Het denkkader helpt ons om intern continu in gesprek te zijn om dat mogelijk te blijven maken.' 

Zo leidt de behoefte aan het getalsmatig definiëren van een verantwoorde caseload tot een voortdurend gesprek over wat voor hulp de gemeente en de jeugdprofessionals willen bieden. Het denkkader is daarbij een instrument, zegt Sandra Dahmen. 'Om te leren omgaan met vraagstukken waarvoor een cijfermatig antwoord gewenst is, maar niet toereikend'.

Het goed bepalen van een verantwoorde caseload voor jeugdprofessionals zal de hulp aan kinderen, jongeren en gezinnen uiteindelijk altijd ten goede komen, stelt Batyreva. 'Niemand wil een hulpverlener die gestrest is door een te hoge werkdruk. En daarbij: we staan voor de opgave van de transformatie. We willen vernieuwend te werk gaan. Daarvoor is tijd en ruimte nodig. Ook in het hoofd van de professional.'

 

*Voor het brede sociaal domein hebben de vier gemeenten Huizen, Blaricum, Eemnes en Laren (HBEL) één gezamenlijke uitvoeringsorganisatie ingericht. Voor het jeugddomein betreft dit echter alleen de gemeenten Huizen, Blaricum en Laren.