Dat is schrikken. Van de deelnemers aan de workshop Verantwoorde caseload tijdens de Dag van de Wijkteams geeft 80% aan dat de caseload te veel is. 20% vindt die precies goed, niemand vindt de caseload te laag. Op de vraag waar deelnemers aan denken bij ‘verantwoorde’ caseload springt ‘balans’ het meest in het oog.

Denkkader

Hoeveel cliënten kan een jeugd- of sociaal wijkteam ondersteunen? Om antwoord te kunnen geven op die vraag, ontwikkelde Integraal Werken in de Wijk in 2019 een denkkader. Professionals, beleidsmakers en bestuurders van wijkteams, jeugdteams en gemeenten spreken van daaruit met elkaar over een verantwoorde caseload. Het denkkader is nu doorontwikkeld tot een werkpakket, dat beschrijft hoe je in 3 stappen kunt toewerken naar een verantwoorde caseload. Tijdens de workshop presenteren Herma Ooms en Sandra Dahmen van Integraal Werken in de Wijk het nieuwe werkpakket. Monique Tabbers en Mieke Leenaarts van de gemeente Waalwijk vertellen hoe zij met hulp van het werkpakket tot een verantwoorde caseload zijn gekomen.

Je kunt maar één keer je centjes uitgeven

Bandbreedte verbeteren

Nee, het is geen rekensommetje. Sandra Dahmen benadrukt het nog maar een keer. ‘Het is een denkkader. Een rekenformule met één cijfer is vaak snel achterhaald. Je hebt een bandbreedte nodig om met de caseload aan de slag te gaan. Met het kader doorloop je met elkaar een aantal stappen waarbij je veel zaken bespreekt. Je kijkt bijvoorbeeld naar de bedoeling van het wijkteam, de lokale situatie en meewegende factoren zoals het registratiesysteem en verschillende wetten en regels. Alles houdt verband met elkaar en brengt elkaar in beweging. Daarmee ga je met elkaar aan de slag, je evalueert en je leert en je gaat de bandbreedte steeds weer verbeteren. Doe dat samen met professionals, want het is tenslotte hun caseload en het moet wel passen bij de bedrijfsvoering, want je kunt maar één keer je centjes uitgeven.’

Werkvoorraad behapbaar

Ook in Waalwijk was er veel discussie over de caseload, vertelt Monique Tabbers. ‘Mensen ervaarden weinig regelvrijheid, voelden zich in een keurslijf geperst en caseload was onderdeel van de reorganisatie. Toen we zagen dat we ons konden aanmelden voor een pilot om te komen tot een verantwoorde caseload, hebben we dat meteen gedaan. Ons doel: een behapbare werkvoorraad en een balans vinden tussen wat nodig is en beschikbaar aan capaciteit, én tussen kwaliteit en kwantiteit. Het is geen cijfer, maar een denkkader. De bandbreedte blijkt belangrijk, want dat is een instrument om te kunnen informeren, onze keuzes te kunnen onderbouwen en onze roosters te kunnen maken.’

In het denkkader kun je in 3 stappen komen tot een verantwoorde caseload.

1. Schets de situatie van jullie gemeente

Inventariseer hoe de gemeente eruit ziet, wat de zorgvraag is en breng belanghebbenden in kaart. Zorg ervoor dat je het management meeneemt, want er zit ook altijd een financiële kant aan het verhaal. Kijk goed naar wat het probleem is van de caseload.

Monique Tabbers: ‘Neem daarvoor de tijd. Hoe je het wendt of keert, mensen vinden het lastig om het te hebben over caseload omdat zij het gevoel hebben daar verantwoording over te moeten afleggen. Het is spannend om het te moeten hebben over werkdruk en aantal casussen.’

In Waalwijk zijn de 3 gebiedsteams gevraagd onderzoek te doen naar de kenmerken van die gebieden. Monique Tabbers: ‘Mensen vonden het leuk om daarmee aan de slag te gaan. Ze hebben in beeld gebracht hoeveel inwoners er in de gebieden zijn, de leeftijdscategorieën en de voorzieningen. In één gebied zijn er heel veel verpleeghuizen en veel Wmo-aanvragen. We hebben onze capaciteit daarop aangepast. In een ander gebied wonen veel streng christelijke gezinnen. We zien hier meer zwaardere jeugdproblemen doordat problemen niet snel naar buiten komen. We hebben daar extra menskracht ingezet. Een speelse manier om een van de gebieden te leren kennen, was een fietstocht langs alle voorzieningen. We merkten wel dat het cijfermatige en financiële deel lastig is voor veel mensen, daar moet je meer de collega’s bij betrekken van informatiemanagement.’

Het is spannend om het te moeten hebben over werkdruk en aantal casussen.

2. Toewerken naar de bandbreedte voor de verantwoorde caseload

Bij deze stap bepaal je met elkaar de definities van caseload en casussen, wat de eigenlijke opdracht en bedoeling van het team is en welke factoren je moet meewegen bij het bepalen van de bandbreedte.

Mieke Leenaarts: ‘Je merkt dat er verschillen zijn bij wat mensen verstaan onder een casus en een caseload. We zijn tot definities gekomen, en die zijn we nog steeds aan het aanscherpen. We hebben ook gekeken naar onze opdracht. Als de bedoeling duidelijk is, dan kun je daar ook steeds op terugvallen. Hoe beter je het beschrijft, hoe gemakkelijker het voor iedereen is om te toetsen of we nog steeds werken volgens die bedoeling. We hebben die samen gemaakt en aangescherpt.  Wat we nu doen, past dat nog steeds bij de bedoeling. Verder hebben we de meewegende factoren bekeken. We hebben bijvoorbeeld een jaar gehad met 8 zwangere collega’s en veel tijdelijke krachten. Doordat je veel mensen aan het inwerken bent, is je caseload lager. Inmiddels heeft Waalwijk de bandbreedte voor de teamdoelstelling bepaald, want: ook al is de caseload geen cijfer, die heb je wel nodig als richtsnoer om te kunnen sturen.’ Monique Tabbers: Nu kunnen we met elkaar in gesprek wat maakt dat  een teamdoelstelling niet wordt gehaald. Moeten er mensen bij? Of moeten we wel voor een 10 gaan, vinden we een 6 of 7 ook voldoende?’ Sandra Dahmen: Je kunt ook kijken naar de meewegende factoren, ligt het daaraan of is de bandbreedte gewoon niet goed? Terwijl je ermee aan de slag bent, ga je het verder verfijnen.’

3. Implementeer en neem tijd om te leren

Bij deze stap maak je afspraken over de implementatie en evaluatie en implementeer je de nieuwe werkwijze. Gemakkelijker gezegd dan gedaan, ervaren ze in Waalwijk. Monique Tabbers: ‘We wilden het gesprek aangaan over de bandbreedte, maar we verzanden toch in een cijferdiscussie. Het is goed om de informatie even terug te halen, maar ga niet het hele proces opnieuw doen. Een volgende keer zouden we de bandbreedte presenteren en de vraag stellen hoe we die verantwoordelijkheid met elkaar gaan dragen. Delen we bijvoorbeeld één keer per week cijfers over de bandbreedte, hoe kijken we naar meewegende factoren, enzovoorts. Het gesprek is nog niet af, is eigenlijk nooit af. De caseload is een dynamisch en continu proces dat we met elkaar doormaken. Samen leren doen wat werkt!’

Samen leren doen wat werkt!

De ultieme tip? Mieke Leenaarts: ‘Denk vanuit de bedoeling. Neem die als uitgangspunt, maak de bedoeling leidend bij caseloadbepaling. Caseload is echt niet alleen een cijfer, door samen verantwoordelijk te zijn  krijg je meer betrokkenheid van collega’s, meer duidelijkheid en eenduidigheid. Als teams er gezamenlijk aan werken, over denken en met elkaar over hebben, krijg je meer dialoog.’

‘En dat draagt uiteindelijk bij aan een betere balans, een betere kwaliteit, een betere werkdruk en meer tijd voor bewoners en gezonde medewerkers’, besluit Herma Ooms.

Voorkant verantwoorde caseload

Handreiking en werkpakket

Integraal Werken in de Wijk ontwikkelde een handreiking en een werkpakket om te komen tot een verantwoorde caseload. De handreiking over het denkkader is een hulpmiddel om de caseload te bepalen van lokale (wijk)teams die past bij hun situatie. Het werkpakket beschrijft hoe je in 3 stappen (hiernaast beschreven) toewerkt naar een verantwoorde caseload. Met behulp van een PowerPoint kunnen teams hun werkpakket-activiteiten om tot een verantwoorde caseload te komen systematisch en overzichtelijk bijhouden. Alle documenten vind je hier.

Leerkring

Integraal Werken in de Wijk organiseert in het voorjaar van 2022 een regionale leerkring over een verantwoorde caseload. Belangstelling, of wil je op de hoogte worden gehouden? Meld je dan hier aan.